Cookies

Wij gebruiken cookies om ervoor te zorgen dat onze website voor de bezoeker beter werkt. Daarnaast gebruiken wij o.a. cookies voor onze webstatistieken. De gegevens worden niet doorgespeeld aan derden.

Sluiten
 

Dé oplossing om uw Aandeelhoudersvergadering (AVA) toch door te laten gaan!

NIEUWE TIJD, NIEUWE SPELREGELS

Door Timo Manders, Operationeel Projectleider NFGD

Ben je ziek? Blijf thuis! Ook al is het maar een neusverkoudheid. Heb je zelf of een gezinslid koorts? Dan verlaat het hele gezin het huis niet meer! Blijf minimaal 1,5 meter uit elkaar vandaan.

Bijeenkomsten tot 100 personen zijn verboden!
Sinds de uitbraak van COVID-19 oftewel het nieuwe coronavirus, is de evenementenbranche, zoals zoveel sectoren, bijna compleet stil komen te staan.

We gaan door

Toch moeten sommige evenementen gewoon doorgaan, 1 van die evenementen zijn aandeelhoudersvergaderingen (AVA’s).
Voor Ahold Delhaize mochten wij meedenken naar een oplossing om hun AVA toch door te kunnen laten gaan. We hebben samen met Ahold Delhaize gekozen voor het Barco WeConnect systeem, waarmee boardmembers virtueel konden inbellen met een interactieve beeldverbinding. 
Als back-up en voor boardmembers met een zwakke internetverbinding zouden we dan ook de techniek voor een conference call via de “oude” telefoonlijn faciliteren. Na het geven van een aantal demo’s hadden we het vertrouwen van Ahold Delhaize om hun AVA in een hybride (vergadering vindt zowel virtueel als fysiek plaats) opstelling uit te mogen voeren.

De uitdagingen

Vanzelfsprekend moesten we ons aan de nieuwe spelregels houden, dit zorgde in de eerste plaats voor een aantal logistieke uitdagingen. 
Hoe vervoer je alle apparatuur? Normaal stapelen we meerdere flight-cases op elkaar, maar dan komen onze mensen te dicht bij elkaar, dat moet dus anders. Gezellig met z’n allen in 1 auto is ook niet meer de bedoeling, dit moest dus ook anders. 
Ook moeten we plannen voor voldoende (back-up) technici maken, want niet alleen de technicus kan ziek worden, maar iemand in zijn of haar gezin is ook mogelijk.

Compact alle disciplines van de technische regie naast elkaar laten zitten was ook niet meer mogelijk.

De oplossingen

Door middel van digitale intercom en een hele ruime regieopzet hebben we kunnen garanderen, aan zowel de klant, de locatie, en bovenal ons eigen personeel dat niemand dichter bij elkaar dan de beoogde 1,5 meter hoefde te komen.
Dit geldt niet alleen voor de uitvoer maar ook voor de op-en-afbouw, ook hier moest de 1,5 meter afstand kunnen worden gewaarborgd. Gelukkig konden we met de klant en de locatie afspreken dat er extra tijd was om op te bouwen, hierdoor konden we hetzelfde werk op tijd afkrijgen met minder mensen. Dit zorgde ervoor dat mensen veel gemakkelijker afstand van elkaar konden houden. In de ‘oude’ situatie, maakten wij gebruik van een groot spanscherm, waarvoor bij de opbouw vaak 2 of meer mensen dicht bij elkaar moeten zijn om het scherm op te spannen. Nu kozen we voor een LED-scherm wat in principe door 1 persoon zou kunnen worden opgebouwd.

Waar we normaal voor een camera registratie met 2 camera’s minimaal 3 mensen nodig hebben (2x camera en een shader) hebben we voor deze vergadering gekozen voor 4 PTZ-camera’s bediend door 1 operator.

Zo hebben we door slimme keuzes te maken een groot evenement met minimale personele bezetting toch zeer goed kunnen uitvoeren.

Tot slot

Wat mij betreft kunnen evenementen gewoon doorgaan, maar dan op de nieuwe manier en met slimme keuzes. Mijn advies: Stay safe en was je handen.